Mam takie obserwacje, że my jako managerowie spotykamy się regularnie z pracownikami na tych naszych one-on-one, ale nie za bardzo wiemy, o czym mamy z nimi rozmawiać. Zwłaszcza jak takie spotkania odbywają się z cotygodniową częstotliwością. Spotykamy się, “bo trzeba”.
Z braku pomysłu o co zapytać, robimy przegląd bieżących spraw, feedback odnosi się do samych zadań i tym sposobem takie spotkanie niewiele różni się od spotkania statusowego.
Oczywiście omówienie spraw bieżących jest równie ważne i na to też powinno być miejsce. Problem pojawia się, gdy tego typu formę przyjmuje większość naszych rozmów z pracownikami.
Dlaczego to jest ważne?
Pracownicy nie zaliczają spotkań typu “status update” do spotkań rozwojowych, spotkań z kategorii “manager troszczy się o mnie” tylko do “manager troszczy się o zadania”. Byłam świadkiem wielu sytuacji w której w teorii była zachowana regularność spotkań pomiędzy pracownikiem, a przełożonym, ale czy to w ankietach czy ustnych feedbackach pracownicy wskazywali na braki w obszarach: kontakt z przełożonym, troska managera o pracownika czy poczucie, że odbyte rozmowy były dla nich ważne.
A zatem, jak poprowadzić wartościowe spotkanie z pracownikiem?
Poniżej 5 wskazówek opartych na mojej praktyce we współpracy z managerami i zespołami.
- Pytaj o podmiot, nie o przedmiot 🙂
Nie bez powodu ten punkt znalazł się jako pierwszy na liście. Podczas wielu spotkań nacisk położony jest w niewłaściwym miejscu. Rozmawiamy o zadaniach, a nie o osobie. Pytamy o rzeczy do zrobienia, ich efekt, a nie o to, jakie dana osoba wyciągnęła wnioski, czego się nauczyła, co było wyzwaniem w poprzednim tygodniu, a co poszło łatwo.
Odwróć proporcje na spotkaniu: 80% focus na osobę, 20% na zadania.
- Nie wypytuj szczegółowo o zadania
Jest to naturalna konsekwencja proporcji z punktu powyżej. Z jej odwrotności płynie poważne zagrożenie: micromanagement. Jeżeli rozmawiając z pracownikiem o jego zadaniach poruszamy temat szczegółów, dyskutujemy, wypowiadamy swoje zdanie to często sami się podkładamy, bo zabrniemy w dyskusję już tak głęboko, że zaczynamy występować w roli eksperta. Dodatkowo brnąc w dyskusje o zadaniach prowokujemy pracownika do podpierania się naszym zdaniem. Nie wspiera to samodzielności. Oczywiście łatwiej jest rozmawiać o zadaniach, dlatego tym bardziej powinniśmy zwrócić na to uwagę.
- Więcej słuchaj, a mniej mów
No właśnie, niby takie oczywiste, ale często my jako managerowie przejmujemy władzę nad takim spotkaniem. Wykorzystujemy ten czas, żeby opowiedzieć o nowym projekcie, zmianach organizacyjnych czy innym temacie. Oczywiście, nie ma nic złego w przekazywaniu pracownikowi informacji, ale ważne aby nie odbywało się to kosztem czasu całego spotkania.
- Używaj pytań
Pytania są jednym z ważniejszych narzędzi, jakie możemy użyć w rozmowie. Prowokują do myślenia, poszerzają świadomość, prowadzą do rozwiązań. Zadbaj o to, żeby były to pytania otwarte. Poprzez zachęcanie do wyciągania wniosków wspieramy proces uczenia się i rozwoju. Przykłady dobrych pytań: Jakie trudności napotkałeś i jak sobie z nimi poradziłeś? Co chciałbyś usprawnić w realizacji podobnego zadania w przyszłości?
- Nie zakładaj oczekiwanego scenariusza spotkania
Nie nastawiaj się na konkretny, szczegółowy schemat spotkania. Przyjdź z otwartą głową. Słuchaj i zadawaj pytania. Oczywiście trzymaj spotkanie w ramach, żeby nie odpłynęło od tematów rozwojowych. Nie zakładaj natomiast tego, co się wydarzy, jednego słusznego scenariusza. Przyjdź z ciekawością i zainteresowaniem, a druga osoba na pewno to odczuje i będzie chętna do dzielenia się z Tobą swoimi przemyśleniami.
Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których masz coś konkretnego do przepracowania, chcesz dać feedback w określonej sprawie i to jest ok, ale mogę się założyć, że nie zajmie Ci to 100% czasu na każdym spotkaniu.
Wdrożenie pewnych rzeczy może wydać Ci się na początku sztuczne, możesz czuć się dziwnie. Ale czy nie jest tak zawsze, gdy wdrażasz w życie nową umiejętność? To naturalny proces, który mija w momencie, kiedy nabieramy wprawy i widzimy pozytywne efekty naszych działań.
Dlatego jeżeli masz poczucie, że Twoje spotkania z pracownikami przypominają bardziej “status update” niż rozmowy rozwojowe, zachęcam do wypróbowania powyższych wskazówek.